With reference to the UNESCO Alert message of 25 February 2020 quoted below, declaring Veneto region as one of the areas affected by Coronavirus, staff and visitors are requested to avoid travel through Venice airports for duty and statutory travels until further notice.

Atish Dabholkar
Director

 

 

 

 

 

 

CORONAVIRUS (COVID-19) OUTBREAK

PRECAUTIONARY MEASURES 

UPDATE ON 20 FEBRUARY 2020

 

Dear colleagues,

 

Given the evolving nature of the situation, which is being closely monitored by the concerned services at UNESCO, please be reminded of the following precautionary measures which are applicable at UNESCO Headquarters and Field locations. 

 

For some Field duty stations however, these measures may be adapted according to local health authority decisions in force. 

 

 

For Staff (all types of contractual arrangements):

 

-          All missions to affected areas are postponed until further notice.  Any requests for derogations will be reviewed and authorized by ADG/ADM on a very exceptional basis.  

 

-          Individuals that have recently returned from affected areas should telework from home for 14 calendar days following their arrival at the duty station.  Staff who is not able to telework should submit a “Special leave with pay for sanitary reasons” in the Leave Management System (TULIP), to be approved by the supervisor. 

 

-          At Headquarters, individuals that have recently returned from affected areas should immediately inform the Medical Service [service.medical@unesco.org] of their and/or their relatives’ arrival.  At Field offices a Medical Service should be contacted whenever possible.

 

 

For Meetings, Events and Conference Organizers:

 

-          Organizers must inform visitors and participants due to attend any events, conferences or meetings at UNESCO premises that they should preferably not attend if they have travelled from the affected areas. 

 

-          Organizers must encourage the use of videoconferencing technologies where possible to enable those visitors/participants to participate. 

 

-          Organizers must inform participants, preferably two weeks in advance of the meeting/event/conference, about the precautionary measures to avoid contamination.  To that effect, a message to be sent to participants is attached herewith.

 

-          Visitors and participants travelling from the affected areas will not be forbidden access to UNESCO Headquarters, local instructions may apply for UNESCO Field Offices.

 

 

For meetings/events at Headquarters:

 

-          Anyone arriving from the affected areas must imperatively report to the UNESCO medical service (2nd floor (Fontenoy) at the bottom of the yellow wing – Tel number 0145680867).   

 

-          Distributors of hydro-alcoholic solutions will be available at the entrance to the meeting rooms.

 

-          The security staff will make an oral briefing at the beginning of each meeting in the meeting/conference room.

 

 

Please note that these guidelines will be reviewed on a continuous basis and may be subject to update.

 

Should you need further information please contact coronavirus.coordination@unesco.org and consult https://www.who.int/emergencies/diseases/novel-coronavirus-2019/technical-guidance

 

 

 

Best regards,

 

ADG/ADM

 

 

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EPIDEMIE DE CORONAVIRUS (COVID-19)

MESURES DE PRÉCAUTION

MISE À JOUR DU 20 FÉVRIER 2020

 

Chers collègues,

 

Compte tenu de la nature évolutive de la situation, qui est étroitement surveillée par les services concernés de l'UNESCO, il convient de rappeler les mesures de précaution ci-dessous qui sont applicables au Siège et Hors siège de l'UNESCO.

 

Toutefois, pour certains lieux d'affectation hors Siège, ces mesures peuvent être adaptées en fonction des décisions des autorités sanitaires locales en vigueur.

 

 

Pour le personnel (tous types d'arrangements contractuels):

 

- Toutes les missions vers les zones affectées sont reportées jusqu'à nouvel ordre. Toute demande de dérogation sera examinée et autorisée par l'ADG / ADM à titre très exceptionnel.

 

- Les personnes récemment rentrées des zones affectées doivent télétravailler depuis leur domicile pendant 14 jours après leur arrivée au lieu d'affectation. Le personnel qui n'est pas en mesure de télétravailler doit soumettre un «congé spécial avec traitement pour raison sanitaire» dans le système de gestion des congés (TULIP), pour approbation par le superviseur.

 

- Au siège, les personnes récemment rentrées des zones affectées doivent immédiatement informer le service médical [service.medical@unesco.org] de leur arrivée et / ou de celle de leurs proches. Hors siège, un service médical doit être contacté si possible.

 

 

Pour les organisateurs de réunions, événements et conférences:

 

- Les organisateurs doivent informer les visiteurs et les participants qui doivent assister à des événements, conférences ou réunions dans les locaux de l'UNESCO que de préférence ils ne devraient pas y assister s'ils ont voyagé depuis les zones affectées.

 

- Les organisateurs doivent encourager l'utilisation des technologies de vidéoconférence lorsque cela est possible pour permettre à ces visiteurs/participants de participer aux réunions/événements/conférences.

 

- Les organisateurs doivent informer les participants, de préférence deux semaines avant la réunion / l'événement / la conférence, des mesures de précaution pour éviter la contamination. À cet effet, un message à envoyer aux participants est joint à la présente.

 

- Les visiteurs et participants voyageant depuis les zones affectées ne se verront pas interdire l'accès au siège de l'UNESCO, néanmoins, des instructions locales peuvent s'appliquer aux bureaux hors Siège de l'UNESCO.

 

 

Pour les réunions / événements au siège:

 

- Toute personne arrivant des zones affectées doit impérativement se présenter au service médical de l'UNESCO (2ème étage (Fontenoy) en bas de l'aile jaune. Numéro de téléphone 0145680867 ).

 

- Des distributeurs de solutions hydro-alcooliques seront disponibles à l'entrée des salles de réunion.

 

- Le personnel de sécurité fera un briefing oral au début de chaque réunion dans la salle de réunion / conférence.

 

 

Veuillez noter que ces lignes directrices seront révisées en permanence et peuvent être mises à jour.

 

Si vous avez besoin de renseignements supplémentaires veuillez contacter coronavirus.coordination@unesco.org et consulterhttps://www.who.int/emergencies/diseases/novel-coronavirus-2019/technical-guidance

 

 

 

Cordialement,

 

ADG/ADM